Executive & Personal Assistant des CEO (100%) (m, w, d)

Wir sind H+O communications Ltd., eine etablierte Kommunikationsagentur im Healthcare-Bereich – und zugleich healthbook, ein medizinischer Verlag mit Sitz in Zürich. Unser Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung und Umsetzung qualitativ hochwertiger Kommunikationsmassnahmen über Print- und digitale Medien auf verschiedenen Plattformen.

Unsere Kunden kommen vorwiegend in der Pharma- und Biotechbranche, der Diagnostik sowie der Medizintechnik tätig. Unser engagiertes Team aus Consultants und Spezialisten entwickelt innovative Lösungen, um die Kommunikation im Healthcare-Bereich zu optimieren.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene und motivierte Persönlichkeit als

Executive & Personal Assistant des CEO (100%)

Ihre Aufgaben

• Termin- & Reisemanagement: Koordination und Verwaltung des CEO-Kalenders, Planung und Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Events

• Korrespondenz & Kommunikation: Eigenständige Bearbeitung interner und externer Kommunikation (E-Mails, Telefonate, Briefe)

• Meeting- & Event-Vorbereitung: Zusammenstellung von Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten

• Büroorganisation: Verwaltung von Ressourcen, Bürobedarf und administrativen Abläufen

• Projektkoordination: Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten

• Kostenmanagement: Unterstützung bei Budgetverwaltung und Ausgabenkontrolle

• Recherchen & Analysen: Aufbereitung relevanter Informationen zur Entscheidungsfindung

Ihr Profil

• Mindestens 4 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Healthcare- oder Agentur-/Medienumfeld

• Starke organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägtes Multitasking-Talent

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unter Zeitdruck effizient zu arbeiten

• Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein

• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint, Excel)

• Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten

• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare bzw. andere Qualifikation

Ihre Stärken

✅ Sie denken strategisch und bringen innovative Ideen ein
✅ Sie arbeiten lösungsorientiert und optimieren Prozesse eigenständig
✅ Sie besitzen technisches Verständnis und analytische Fähigkeiten
✅ Sie sind gewissenhaft, strukturiert und behalten stets den Überblick
✅ Sie schätzen ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet und agieren als verlässliche Stütze für den CEO

Was wir Ihnen bieten 

• Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum für kreative Ideen

• Ein modernes, dynamisches Arbeitsumfeld in einem engagierten Team

• Persönliche und berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Ihr Kontakt zu uns

H+O communications Ltd.
Maneggstrasse 45
CH-8041 Zürich

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Diplome, Arbeitszeugnisse), inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermins.

👉 Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Zukunft der Healthcare-Kommunikation mit!